Technik:

Erreichte Ziele:

- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen bzgl. elektronischer Dokumente

- Automatisierung der Ablage eingescannter Papierdokumente

- Automatisierung der Ablage von EMail

- Automatisierung der Ablage von digitalen Dokumenten

- sofortige zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente

- sehr schnelles Auffinden der gesuchten Dokumente

- Beherrschung großer Mengen von Dokumenten

- Entlastung bzw. Einsparung des Papierarchives durch Vernichtung eingescannter Dokumente

Umsetzung:

Wer geschäftsrelevante elektronische Dokumente erhält (EMail oder OnlineRechnungen) oder wer Papierdokumente scannen und vernichten möchte, kommt um die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) kaum mehr herum. Wir setzen bei unseren Kunden seit Jahren erfolgreich das deutsche Produkt ELO ein. Damit erfüllen die Kunden nicht nur die gesetzlichen Vorschriften, sondern sie gewinnen auch enorm an Flexibilität und Geschwindigkeit hinzu.

Das System bietet mehr als nur eine Dokumentenablage. So haben ERP-Systeme sehr selten eine brauchbare Dokumentenverwaltung. Ein DMS ist deshalb die ideale und notwendige Ergänzung zu jedem ERP-System. Dort werden über "Rechercheknöpfe" direkt Abfragen an das DMS geschickt und der Anwender sieht blitzschnell die zu einem Vorgang gehörigen Dokumente im DMS. Eingescannte Dokumente wie z.B. Eingangsrechnungen können mittels Workflow und ERP-Schnittstelle fast vollautomatisch verarbeitet werden, und das mittlerweile zu einem für jede Firma erschwinglichen Preis.

Ohne ein DMS wird jedem mittelständischen Betrieb sehr bald die Datenflut über den Kopf wachsen und eine vernünftige Datensicherung ist auch kaum noch möglich. ISO9000 zertifizierte Betriebe müssen spätestens nach zwei Jahren jedes Dokument  neu für gültig erklären und nach 7 bzw. 10 Jahren könnten viele geschäftsrelevanten Altdaten gelöscht werden. Wer dies ohne DMS effizient bewältigen will muß sich schon sehr anstrengen und dafür sorgen, daß sich die Mitarbeiter bei der Ablage extrem diszipliniert verhalten. Wer die Sucherei nach dem passenden Dateinamen und dem passenden Ablageort kennt, weiß sehr schnell zu schätzen wie einfach und zuverlässig diese Aufgabe durch ein DMS erledigt wird.

Wenn Papierdokumente gescannt werden, dürfen mit wenigen Ausnahmen alle vernichtet werden, sofern eine Verfahrensanweisung dafür existiert. Nach der Ablage in ELO kann keine Rechnung und kein anderes Dokument versehentlich mal in irgend einem Büro vergammeln und die ganze Firma sucht das Dokument! Mit einem DMS haben immer alle Anwender gleichzeitig zugriff auf die Dokumente für die sie Berechtigungen haben.

Wenn an dem selben elektronischen Dokument (Text, Kalkulation, Zeichnung, etc.) gleichzeitig mehrere Anwender arbeiten, gewinnt in den meisten Systemen ohne DMS immer derjenige, der zuletzt gespeichert hat. Alle anderen Änderungen sind dann verloren. Meistens sind damit auch alle Vorgängerversionen des Dokumentes überschrieben. Nicht so in einem DMS! Das DMS sorgt dafür, daß immer nur einer ein Dokument zum Berabeiten öffnen kann, und die alten Versionen bleiben weiterhin komplett erhalten, ohne daß ein Anwender dafür etwas tun muß, bzw. ohne daß dies jemand verhindern kann. Natürlich lassen sich diese Möglichkeiten individuell einstellen.